Obligentra · Von der Pflicht bis zum Nachweis.
Betreiberpflichten über alle Standorte im Griff.
Obligentra verbindet Standorte, Anlagen, Prüfpflichten, Verantwortliche, Service Provider, Nachweise und Mängel in einem zentralen Compliance-Workflow.
Portfolio Dashboard
Compliance Exposure über alle Standorte
Beispieldarstellung
24
Standorte
4.823
Assets
7.418
aktive Obligations
93
Aktivitäten in 30 Tagen
17
überfällige Vorgänge
6
kritische Findings
58
Assets mit Unknown Exposure
- Geplant
Werk Hamburg · Hebebühne HB-12
Wiederkehrende Prüfung · fällig in 12 Tagen
- Erfüllt
Werk Linz · Elektrische Anlage E-04
Nachweis vollständig · geprüft am 14.08.
- Finding
Werk St. Gallen · Tor T-07
Mangel offen · Maßnahme zugewiesen
- Unknown
Lager Nord · Regalanlage R-22
Zuständigkeit und Nachweis nicht geklärt
Marktevidenz
Unternehmen brauchen keine weiteren Listen. Sie brauchen weniger Verwaltungsaufwand.
58 %
der mittelgroßen Unternehmen sehen Bürokratie und Regulierung als eines der größten Standortprobleme.
Der Aufwand wächst mit jeder weiteren Niederlassung: Dieselben Pflichten müssen je Standort erneut dokumentiert, aktualisiert und nachgewiesen werden.
ifo Institut, September 2026
61 %
der befragten Unternehmen bewerten Regulierung und Bürokratie als stark produktivitätshemmend.
Der Produktivitätsverlust entsteht dort, wo Nachweise manuell gesucht, abgestimmt und aufbereitet werden – statt in der eigentlichen betrieblichen Arbeit.
Institut der deutschen Wirtschaft, 2025
30 %
der Mittelständler haben zuletzt Digitalisierungsprojekte abgeschlossen.
Die Mehrheit arbeitet weiterhin mit manuellen Abläufen und trägt doppelten Aufwand: einmal für den Betrieb, einmal für die Nachweisführung.
KfW-Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025
74 %
der in einer aktuellen IW-Untersuchung befragten Unternehmen aus Chemie, Pharma und Kunststoffverarbeitung berichten über steigende Bürokratiebelastung.
15 % der untersuchten Unternehmen hatten zusätzliches Personal eingestellt, um den gestiegenen Aufwand zu bewältigen. Die Zahl bezieht sich ausschließlich auf die untersuchten Branchen und lässt sich nicht pauschal auf die gesamte deutsche Industrie übertragen.
Institut der deutschen Wirtschaft, 2026
Problem
Die Prüfung selbst ist selten das eigentliche Problem.
Wissen Sie, welche Pflichten für alle relevanten Anlagen gelten?
Wissen Sie, was in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen fällig wird?
Können Sie einen aktuellen Nachweis innerhalb weniger Minuten bereitstellen?
Wissen Sie, ob ein festgestellter Mangel wirklich geschlossen wurde?
Je mehr Standorte, Anlagen, Verantwortliche und Service Provider beteiligt sind, desto schwieriger wird es, diese Fragen mit Excel, E-Mail, Kalendern und lokalen Ablagen zuverlässig zu beantworten.
Ausgangslage
Viele Systeme. Aber kein durchgängiger Compliance-Prozess.
Unsere Erkenntnis ist ausdrücklich nicht, dass Unternehmen keine Compliance-Systeme besitzen. Das Problem ist die fehlende Verbindung zwischen den vorhandenen Systemen.
- ERP
- CAFM
- Excel
- Outlook
- SharePoint
- Prüfberichte als PDF
- Provider-Portale
- lokales Erfahrungswissen
Fragmentierte Compliance-Steuerung
Typische Folgen
- doppelte Datenpflege
- manuelle Erinnerungen
- unklare Zuständigkeiten
- verstreute Nachweise
- fehlende Managementtransparenz
- offene Findings
- hoher Auditaufwand
- Abhängigkeit vom Wissen einzelner Personen
Lösungsmechanismus
Ein durchgängiger Prozess von der Verpflichtung bis zum Abschluss.
Standort
Organisation und Werk
Asset
Anlage oder Objekt
Requirement
Anforderung
Obligation
konkrete Pflicht
Fälligkeit
Termin und Zyklus
Owner
Verantwortlicher
Prüfung
Durchführung
Evidence
Nachweis
Finding
Mangel
Corrective Action
Maßnahme
Verification
Wirksamkeit
Closure
Abschluss
Nutzen
Drei Fragen, die jede Organisation beantworten muss.
Wissen, was zu tun ist
Anforderungen und Verpflichtungen nachvollziehbar den richtigen Standorten und Assets zuordnen.
Nutzen: Applicability wird dokumentiert statt vorausgesetzt – auch bei unterschiedlichen Ländern und Nutzungsarten.
Sicherstellen, dass es getan wird
Fälligkeiten, Verantwortlichkeiten und Eskalationen systematisch steuern.
Nutzen: Termine, Owner und Provider-Aufträge laufen in einem Prozess statt in Kalendern und Mail-Verläufen.
Beweisen, dass es getan wurde
Prüfungen, Nachweise, Findings und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren.
Nutzen: Nachweise sind je Asset und Zeitraum auffindbar – im Audit und in der internen Berichterstattung.
Unknown Exposure
Das größte Risiko ist nicht „überfällig“. Es ist „unbekannt“.
Eine bekannte überfällige Verpflichtung kann aktiv bearbeitet werden. Schwieriger sind Anlagen und Prozesse, bei denen nicht transparent ist, welche Anforderung gilt, wer verantwortlich ist oder ob ein belastbarer Nachweis existiert.
- Unknown
Unknown
Anwendbarkeit, Verantwortlichkeit oder Evidence nicht ausreichend geklärt.
- Finding
Known & non-compliant
Pflicht bekannt, aber Handlungsbedarf.
- Upcoming
Known & upcoming
Pflicht bekannt und geplant.
- Compliant
Known & compliant
Pflicht bekannt und erfüllt.
Produktmodule
Alles, was Sie für einen durchgängigen Compliance-Prozess benötigen.
Compliance Inventory
Standorte, Assets und Requirements strukturiert verwalten.
Nutzen: Eine belastbare Datenbasis statt verteilter Listen je Werk.
Obligation Management
Konkrete Verpflichtungen aus Requirement und Asset ableiten und steuern.
Nutzen: Jede Pflicht hat Owner, Zyklus und Status – nachvollziehbar begründet.
Inspection & Evidence
Prüfungen planen und Nachweise strukturiert zuordnen.
Nutzen: Nachweise sind sekundenschnell auffindbar statt in Ordnerstrukturen verstreut.
Finding Management
Festgestellte Mängel bis zum Abschluss verfolgen.
Nutzen: Kein Mangel bleibt ohne Maßnahme, Verantwortlichen und Wirksamkeitsprüfung.
Provider Management
Externe Service Provider in den Prozess einbinden.
Nutzen: Berichte kommen direkt in den Workflow – ohne Sammelmails und Nachfassen.
Management Cockpit
Compliance Exposure über das gesamte Portfolio transparent machen.
Nutzen: Die Zentrale sieht Status, Risiken und offene Punkte je Standort auf einen Blick.
AI im Produkt
KI übernimmt Dokumentarbeit – nicht Ihre Verantwortung.
Obligentra kann AI einsetzen, um wiederkehrende Dokumentarbeit zu beschleunigen.
- Prüfberichte klassifizieren
- relevante Datenfelder extrahieren
- Prüfdatum und Ergebnis erkennen
- Mängel vorstrukturieren
- Regulatory Changes vergleichen
- Managementinformationen zusammenfassen
Human-in-the-loop
AI analysiert und schlägt vor. Menschen prüfen und entscheiden. Jeder Vorschlag aus der Dokumentanalyse wird einem verantwortlichen Benutzer zur Freigabe vorgelegt und bleibt im Änderungsverlauf nachvollziehbar.
AI entscheidet nicht, welche rechtliche Anforderung im Einzelfall gilt. Diese Bewertung bleibt bei den fachlich verantwortlichen Personen im Unternehmen.
Abgrenzung
Excel ist gut für Tabellen. Betreiberpflichten sind ein Workflow.
Excel
- Listen
- Formeln
- Filter
- manuelle Terminpflege
- individuelle Dateien
Obligentra
- Applicability
- Ownership
- Recurrence
- Evidence
- Provider
- Escalation
- Findings
- Audit Trail
- Regulatory Change
Tabellenkalkulation bleibt für Auswertungen und Datenaufbereitung sinnvoll. Für laufende Betreiberpflichten fehlen ihr jedoch Zustände, Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit.
Abgrenzung
Compliance-first statt vollständigem CAFM-Projekt.
Obligentra muss Ihr CAFM, ERP, DMS oder Instandhaltungssystem nicht ersetzen. Die Plattform konzentriert sich auf die Compliance-Steuerung über diese Systeme hinweg.
Fokussierter Scope
Betreiberpflichten, Nachweise und Findings statt vollständiger Gebäudebewirtschaftung.
Schnelle Einführung
Start mit Standorten, Assets und den relevanten Requirements – ohne mehrjähriges Systemprojekt.
Integration statt Replacement
Bestehende Systeme bleiben führend, Obligentra steuert den Compliance-Prozess.
DACH
Entwickelt für Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
Obligentra unterstützt standort- und landesspezifische Regulatory Packs. Dadurch können unterschiedliche Anforderungen innerhalb derselben Unternehmensgruppe getrennt modelliert und gesteuert werden.
Holding
Werk Hamburg
Deutschland
Werk Linz
Österreich
Werk St. Gallen
Schweiz
Ein Assettyp, unterschiedliche Anforderungen
Ein Assettyp kann abhängig von Land, Region, Standort und Nutzung unterschiedlichen Requirements unterliegen. Deutschland, Österreich und die Schweiz werden deshalb getrennt modelliert und nicht vereinheitlicht.
Welche Anforderungen im konkreten Einzelfall gelten, muss anhand des Standorts, des Assets, der Nutzung sowie der jeweiligen rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen geprüft werden.
Branchen
Für Organisationen mit verteilten Standorten.
Produzierender Mittelstand
Mehrere Werke, technische Anlagen und zentrale HSE-/Operations-Verantwortung.
Hotels
Technische Gebäudeausstattung, Gäste, Service Provider und dezentrale Häuser.
Logistik
Lager, Hubs, Tore, Fördertechnik und technische Infrastruktur.
Ebenfalls im Fokus: Pflege & Soziales sowie Fitness & Freizeit. Branchenübersicht
FAQ
Häufige Fragen
Ist Obligentra ein CAFM-System?
Nein. Obligentra ist eine Compliance-Steuerungsebene für Betreiberpflichten. Ein CAFM bildet Flächen, Instandhaltung und Gebäudebetrieb umfassend ab; Obligentra konzentriert sich auf Applicability, Obligations, Fälligkeiten, Nachweise, Findings und Maßnahmen über alle Standorte hinweg.
Muss unser bestehendes CAFM ersetzt werden?
Nein. CAFM, ERP, DMS und Instandhaltungssysteme können bestehen bleiben. Obligentra setzt darauf auf und schafft den durchgängigen Compliance-Prozess zwischen diesen Systemen.
Können vorhandene Excel-Dateien übernommen werden?
Ja. Standorte, Assets und bestehende Prüflisten lassen sich per Excel- beziehungsweise CSV-Import übernehmen und im Onboarding strukturieren, damit daraus steuerbare Obligations werden.
Unterstützt Obligentra Deutschland, Österreich und die Schweiz?
Ja. Standorte werden länderspezifisch modelliert und über Regulatory Packs mit den jeweils passenden Requirements verknüpft. Dadurch können unterschiedliche Anforderungen innerhalb derselben Unternehmensgruppe getrennt gesteuert werden.
Garantiert die Software Rechtskonformität?
Nein. Obligentra unterstützt Unternehmen dabei, Betreiberpflichten systematisch zu identifizieren, zu organisieren, durchzuführen, zu überwachen und nachzuweisen. Welche Anforderungen im konkreten Einzelfall gelten, muss anhand der jeweils einschlägigen rechtlichen, technischen und betrieblichen Rahmenbedingungen beurteilt werden.
Wie werden externe Service Provider eingebunden?
Über das Provider Portal erhalten externe Prüf- und Serviceunternehmen Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben, laden Prüfberichte direkt hoch und dokumentieren Ergebnisse. Externe Provider-Accounts werden nicht nach Named User bepreist.
Wie funktioniert AI bei Prüfberichten?
Hochgeladene Prüfberichte werden klassifiziert, relevante Felder wie Prüfdatum und Ergebnis werden extrahiert und Mängel vorstrukturiert. Die Vorschläge werden zur Prüfung vorgelegt: AI analysiert und schlägt vor, Menschen prüfen und entscheiden.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Produktivdaten werden in einer EU-Region gehostet. Details zu Infrastruktur, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle finden Sie auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
Werden unsere Daten zum Training von AI-Modellen genutzt?
Kundendaten werden für die Erbringung der Leistung verarbeitet, nicht als Trainingsmaterial für allgemeine Modelle vorgesehen. Die eingesetzten Verarbeitungswege werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung transparent ausgewiesen und vor Produktivbetrieb datenschutzrechtlich geprüft.
Kann AI für bestimmte Dokumente deaktiviert werden?
Ja. Die AI-Verarbeitung kann abhängig von Dokumenttyp beziehungsweise Kundenanforderung gesteuert werden, sodass sensible Dokumente ausschließlich manuell bearbeitet werden.
Wie wird die Anzahl der Obligations berechnet?
Eine aktive Obligation ist die konkrete Verbindung zwischen einem Asset beziehungsweise organisatorischen Objekt und einer aktuell zu steuernden Compliance-Anforderung. Aufzug 4711 × wiederkehrende Hauptprüfung ergibt eine aktive Obligation.
Gibt es SSO?
SSO ist ab dem Business-Tarif enthalten. Im Enterprise-Tarif sind zusätzlich SAML/OIDC und SCIM möglich.
Können bestehende Systeme angebunden werden?
Ja. Ab Professional steht eine Basis-API zur Verfügung, ab Business eine erweiterte API. Im Enterprise-Tarif sind individuelle Integrationen, etwa zu ERP oder CAFM, möglich.
Wie läuft das Onboarding ab?
Im Onboarding werden Organisationsstruktur und Standorte angelegt, Assets importiert, Requirements zugeordnet, Verantwortlichkeiten und Provider hinterlegt sowie vorhandene Nachweise übernommen. Umfang und Aufwand richten sich nach Tarif und Portfoliogröße.
Wissen Sie, was an jedem Ihrer Standorte heute offen ist?
Obligentra schafft eine zentrale Sicht auf Betreiberpflichten, Fälligkeiten, Verantwortlichkeiten, Nachweise und Findings – über das gesamte Standortportfolio.